Buchungstexte zur Projektabrechnung

Aufbau und Funktion der Zahlungsanweisungen

Zusammenhang az, sz, abnahme, si

Es können beliebig viele Abschlags-Zahlungsanweisungen (az1, az2, ..) aufgenommen werden, gefolgt von einem Baustein Abnahme Grundleistung (abnahme1), wiederum gefolgt von einer Teilschluss/Schlussrechnung (sz1).

Dann können eine oder mehrere Freigaben des Sicherheitseinbehalts bzw. Rückgabe Bankbürgschaft folgen, die sich auf die entsprechende Abnahme bzw. Schlussrechnung beziehen.

Wenn im Fall einer Mehrwertsteuer-Änderung ein Teilabschluss erfolgen soll, kann nach der Teilschlussrechnung (mit altem MwSt-Satz) eine weitere Sequenz von Abschlag/Abnahme/Schlussrechnung/Sicherheit (mit neuem MwSt-Satz) aufgenommen werden.

Die Bausteine az, sz, zg

Dies sind die grundlegenden Zahlungsanweisungen.

Ihre Daten bauen aufeinander auf. Bei Abschlags-Zahlungsanweisungen (unter 10.000.-) kann der MwSt-Satz zu Null gesetzt werden. Spätere Anweisungen werden die MwSt-Ausweisung korrekt durchführen.

Die Textbausteine umfassen systematisch alle möglichen Vorkommnisse. Wenn Sie jedoch den einen oder anderen Abzug o.ä. zusätzlich aufnehmen wollen oder einen weiteren Text einfügen wollen, ist das jederzeit möglich. Sie müssen sich jedoch an die Konventionen für Rechentexte halten.

Wenn in Ihrem Büro neben den Zahlungsanweisungen auch die Zahlungseingänge erfasst werden sollen, steht Ihnen dazu der Baustein zg zur Verfügung. Hier erfolgt der Buchungsvorgang des Geldeingangs. Der Absatz der Zahlungsverfolgung in den Bausteinen az und sz hat rein informativen Charakter und wird nicht zu Buchungszwecken benötigt. Falls Sie keinen Zahlungseingang buchen, kann der ganze Absatz gelöscht werden.

Da es im Allgemeinen große Unsicherheit darüber gibt, ob Abzüge oder Rückhalte vor oder nach Mehrwertsteuer-Ausweisung abgezogen werden sollen, und welche Konsequenzen jeweils daraus entstehen, haben wir in einem eigenen Kapitel Betrachtungen zur Umsatzsteuer alle denkbaren Varianten zu diesem Thema untersucht.

Anmerkung: Der Baustein sz0 ohne Abnahme und Einbehalt entspricht der normalen Schluss-Zahlungsanweisung. Dieser Typ benötigt jedoch keinen Abnahme-Baustein, erlaubt aber auch keine sz-Folgebausteine, da mit dem fehlenden Gewährleistungszeitraum auch alle zugehörigen Verwaltungsbausteine entfallen.

Die rüge Bausteine

Zu jedem Zeitpunkt können Mängelrügen erstellt werden. Der Baustein rüge1 gilt sowohl vor als auch nach Abnahme der Grundleistung. Der Baustein rüge2 und rüge4 gilt nur vor, rüge3 nur nach Abnahme der Grundleistung. Der Baustein rüge5 gibt einen Mängelrückhalt wieder frei.

In rüge1 und rüge2 kann ein Rückhaltbetrag angegeben werden. Dieser Betrag wird automatisch an die nachfolgenden Abschlags- und Schlussrechnungen weitergereicht und dort abgezogen. Wenn die Mängel in der Zwischenzeit behoben wurden, kann statt des abgerufenen Betrages explizit "0" (Null) angegeben werden. D.h. es soll nichts mehr rückgehalten werden. (Natürlich kann auch ein beliebiger anderer Wert statt Null hier eingetragen werden. Der automatische Eintrag aus den Rügebausteinen ist ja lediglich ein Vorschlagswert.) Ebenso kann, wenn vor der nächsten Abschlags-Zahlungsanweisung der Mangel ganz oder teilweise beseitigt wurde, ein rüge5- Baustein aufgenommen werden mit der Freigabe eines entsprechenden Betrages. Dieses Vorgehen hat auch den Vorteil, dass die Erledigung der Rüge in der Projektstatistik ausgewiesen wird. (Bei der Ausbuchung innerhalb der nächsten AZ kann keine explizite Statistikinformation ausgegeben werden).

Der Baustein rüge4 dagegen kündigt Abzüge statt Rückhalte an. Diese Abzüge werden nicht in den Abschlagszahlungen erscheinen, sondern direkt an die Schlusszahlungsanweisung durchgereicht.

Die Bausteine rüge1 bis rüge3 setzen dem Auftragnehmer Fristen zur Mängelbeseitigung. Diese Fristen können Sie in den entsprechenden Auswertungsprogrammen "Übersicht Abrechnungsstand Einzelbereich" und "Terminüberwachung Mängelrügen Gesamtprojekt" übersichtlich drucken lassen.

Die si Bausteine

Die Bausteine si1 bis si4 müssen sich auf eine vorhandene Abnahme mit zugehöriger Schlussrechnung beziehen. Letztere müssen vor den si- Bausteinen im Bereich liegen und natürlich auch zeitlich vorangehen. Denn es ist klar, dass es nicht möglich ist, z.B. am 1.1.2009 einen Rückhalt freizugeben, der erst in einer Schlussrechnung vom 1.2.2009 einbehalten wurde.

Die abnahme Bausteine

Der Baustein abnahme1 geht einer Teilschluss-/Schlussrechnung voraus und setzt den Beginn und das Ende der Gewährleistungsfrist fest.

Wenn während der Gewährleistungsfrist (also nach erfolgter Schlussrechnung) ein gewichtiger Mangel ganz oder teilweise behoben wurde, kann für diese Teilleistung eine neue Gewährleistungsfrist vereinbart werden. Zur Sicherung des Gewährleistungsanspruches kann dann entweder ein Rückhaltbetrag (Baustein abnahme2), oder, wenn über die Grundleistung bereits eine Bankbürgschaft vorliegt, ein Bürgschaftsbetrag (Baustein abnahme3) aufgenommen werden.

Der re Baustein

In jedem Bereich können beliebig viele Einzelrechnungen (re1) eingegeben werden.

Die wichtigsten Felder der Buchungsbausteine